Beneficios de una intranet para la gestión de tu empresa

La Intranet se define como una red privada con la que opera una empresa, y el acceso está restringido a los usuarios autorizados, que por lo general son los empleados. Una plataforma de trabajo digital compartido, donde los miembros de la compañía pueden colaborar en distintos proyectos, exponer sus ideas, compartir información… En definitiva, un espacio para trabajar de forma más coordinada, organizada y eficiente.

Para que una Intranet corporativa realmente cumpla su papel debe tener una serie de requisitos mínimos: ser una buena herramienta de comunicación, poder integrarse con el resto de las aplicaciones que utilice la organización, apoyar la cultura corporativa, y favorecer la colaboración entre empleados y entre departamentos.

Aunque hay quienes creen que la Intranet nació hace poco tiempo, lo cierto es que su origen se remonta a los años 90. Desde entonces ha evolucionado de forma paralela a las nuevas tecnologías, y la aparición de los servicios On Cloud hizo que se pudiera alojar en la nube. De este modo, la gestión de contenidos y archivos de la Intranet es más rápido porque los contenidos no se tienen que descargar y subir de forma continua en la web.

¿Cuáles son los beneficios de una Intranet corporativa?

Una de las principales razones por las que cualquier compañía, con independencia de su tamaño y sector de actividad, debería tener una Intranet para empleados es porque mejora la eficiencia y la rapidez en la comunicación. Esto a medio y largo plazo se traduce en un ahorro tanto de tiempo como de costes.

En un mercado tan competitivo como el actual se valora en gran medida a las empresas que tienen un equipo multidisciplinar, y la Intranet facilita la comunicación entre departamentos y centraliza la información en un único entorno. El hecho de poder ofrecer de forma simultánea la misma información a todos los empleados aumenta la colaboración, creando así sinergias y mejorando la imagen de la organización.

Comunicación e información

En la Intranet los empleados pueden mantener discusiones abiertas, compartir ideas sobre un determinado proyecto, recibir formación y directrices por parte de los directivos… La comunicación es bidireccional, y todos los empleados pueden interactuar entre ellos.

A esto hay que sumar que la Intranet facilita la difusión de información. Los empleados pueden estar al día sobre las últimas medidas aprobadas en reuniones o los seminarios que van a tener lugar próximamente.

Trabajo en equipo

Una Intranet ofrece el espacio y las herramientas necesarias para que los empleados de diferentes departamentos colaboren de una manera más rápida y eficiente entre ellos. Como espacio colaborativo, facilita la generación de ideas y fomenta la creatividad, al tiempo que permite realizar trámites internos como compartir información o reservar espacios. Esto permite ofrecer a los clientes un servicio 360 grados.

Para la adecuada gestión de la red, es importante definir desde el primer momento una serie de puntos. Por un lado, cuáles son los roles y las responsabilidades de cada usuario. Por otro lado, cuál va a ser el proceso de toma de decisiones ante cualquier duda o consulta. Y, por último, las normas de uso de la Intranet.

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