Las felicitaciones navideñas y la normativa de protección de datos

Estamos a unos días del turrón, los villancicos y el champán. Unas fechas en las que las empresas suelen aprovechar para conectar con sus clientes y proveedores felicitándoles las fiestas. Normalmente, se trata de una simpática imagen navideña con los mejores deseos para estos días y el año nuevo que está a punto de empezar. Pero, antes de hacer cualquier tratamiento de datos, incluido un envió de mailling con una felicitación, hay que cumplir la normativa de protección de datos vigente.

Para el tratamiento de datos, es decir, para cualquier uso de datos personales hay que cumplir tanto el Reglamentos General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).

Todas las empresas y personas jurídicas que realicen tratamiento de datos se ven afectadas por esta normativa. Es decir, todas las que usen datos personales para alguna acción, en este caso para realizar alguna actividad de comunicación para felicitar las navidades, deben cumplir una serie de requisitos.

Pautas básicas para el envío de tus felicitaciones navideñas

En Anexia Consultoría os vamos a dar los principales puntos para tener en cuenta para el envío de las felicitaciones navideñas. Ante cualquier duda que pueda surgir por la particularidad de cada empresa, es recomendable ponerse en contacto con nuestros profesionales especializados en la gestión de datos personales.

Personas físicas

Lo primero que debes saber es que, si eres una persona física y tu interés es compartir una felicitación navideña con tus amigos y conocidos, la normativa de protección de datos no te afecta. Independientemente de esto, cuando compartes e-mails, vídeos o imágenes, hay otras cosas que deberías tener en cuenta como su veracidad, si están libres de virus informáticos y, otros aspectos, que no son los que ahora nos ocupan.

Empresas y personas jurídicas

No todas las empresas y personas jurídicas posen las mismas características, por un lado, hay que tener en cuenta el carácter de los datos que se manejen, también el volumen de la empresa, si se trata de un e-mail meramente informativo o incluye descuentos u otras acciones comerciales. También hay que tener en cuenta a quien se envía, es decir, si se trata de números y correos personales o genéricos de empresa.

1. La opción más recomendada por cualquier profesional especializado en la gestión de datos es tener el consentimiento de la persona y haberle informado al destinatario sobre la finalidad de la utilización de sus datos. Es la forma más común que tiene una empresa para poder enviar una felicitación navideña. Este consentimiento debe ser específico y en el caso de que sea solicitado, se debe poder demostrar que disponemos de él.
2. Hay que ceñirse al consentimiento que se tenga por parte de la persona, es decir, si es un consentimiento de comunicaciones comerciales, la felicitación navideña debe ser una comunicación comercial y si por el contrario el consentimiento solo es de comunicaciones informativas no se puede incluir en la comunicación ofertas comerciales.
3. Debes poner en oculto todos los correos electrónicos, un descuido de esta naturaleza te llevaría a compartir las direcciones con otros destinatarios, lo cual va contra los derechos de protección de datos.
4. A los correos genéricos, por ejemplo, información@nombredelaempresa.com no se les aplica la normativa porque están destinada a la protección de datos personales.

Bases jurídicas para el uso de los datos personales

La forma de cumplir la normativa de protección de datos se justifica teniendo una base jurídica para enviar estas felicitaciones. Es decir, el tratamiento solo será lícito si cumple alguna de las siguientes condiciones que se detallan en el RGPD:

• El interesado dio su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales para uno o varios fines específicos.
• El tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte o para la aplicación a petición de este de medidas precontractuales.
• El tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento.
• El tratamiento es necesario para proteger intereses vitales del interesado o de otra persona física.
• El tratamiento es necesario para el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable del tratamiento.
• El tratamiento es necesario para la satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o por un tercero, siempre que sobre dichos intereses no prevalezcan los intereses o los derechos y libertades fundamentales del interesado que requieran la protección de datos personales, en particular cuando el interesado sea un niño.

Desde Anexia Consultoría recomendamos tener el consentimiento específico para enviar la felicitación de navidad, pero si su situación se puede justificar en alguno de los otros puntos, es lícito enviarla. Ante la duda, consulta a un profesional en la materia, para que las buenas intenciones no acaben en situaciones que perjudiquen a tu empresa.