¿Aplicaremos en el 2021 lo que hemos aprendido el año pasado sobre teletrabajo?

A estas alturas de la partida, la mayoría ya somos expertos en teletrabajo. Si antes era una opción destinada a mejorar la conciliación o para evitar desplazamientos, que se proporcionaba fundamentalmente por algunas empresas. Se ha convertido en un básico para los casos (ya no tan puntuales) de emergencia.

 

 

Desde principios del año 2020, hemos tenido que teletrabajar y adaptar nuestras empresas para que en caso de tener que quedarnos encerrados en casa, todo siga funcionando en la medida de lo posible. Gracias a este año de teletrabajo hemos podido hacer balance de lo que funciona, de lo que no y de lo que hay que mejorar.

Los escritorios virtuales y servicios en la nube son los principales aliados del teletrabajo, pero también hay que tener en cuenta que muchas tareas necesitan ordenadores más potentes que otras y lo mismo sucede con la conexión a Internet que tenga cada empleado. Hoy en día, nada de esto supone un problema, si tu empresa cuenta con una buena organización y una compañía con experiencia en el sector.

Los equipos y los nuevos lugares de trabajo

La mayoría de las personas que pueden teletrabajar lo que necesitan es un ordenador y conexión a Internet. En estos casos, de manera puntual no ha sido muy difícil de resolver la papeleta, pero cuando se ha extendido en el tiempo, la mayoría de los trabajadores achacan dolores de espalda, por no tener puestos de trabajo lo suficientemente ergonómicos en casa. Tener sillas y mesas adecuadas, así como luz natural son necesarias en la mayoría de los casos.

Además, hay que añadir la potencia de los ordenadores, para las tareas sencillas no hay problema, pero desarrolladores, editores de vídeo o imagen, han sido los primeros en necesita más potencia en sus equipos. Por otra parte, el uso de diferentes pantallas también es una necesidad aún sin resolver en muchos casos. Muchos trabajadores en su puesto habitual necesitan más de una pantalla, o de un tamaño mayor a la del portátil, que es necesaria cuando la situación se alarga.

Conexión de los teletrabajadores

Otra de las dificultades, fácilmente solventadas, ha sido configurar los equipos para que puedan trabajar en red sin una conexión física. Para ello, lo más usual es usar una conexión VPN (Virtual Private Network) a la que se conectan los empleados a través de Internet. La recomendación es una conexión VPN porque es una conexión cifrada, que reduce el riesgo de amenazas y con ella el trabajador podrá acceder igual que si estuviera en la oficina.

Por otro lado, se recomienda trabajar con servidores cloud, ya que es una opción económica y permite tener la información online, protegida y con copias de seguridad diarias. En este punto, uno de los temas más conflictivos hasta la fecha es la seguridad, cómo proteger a los trabajadores de los ciberataques y cómo proteger los activos de la empresa.

Comunicaciones: videollamadas, llamadas y mensajería

La comunicación ha sido y es fundamental para que el trabajo se realice con éxito. Para que el teletrabajo se complete de forma adecuada es necesaria una buena comunicación con los demás compañeros, a veces con clientes, proveedores y otras personas de varias maneras. Existen multitud de herramientas que funcionan de forma satisfactoria, en este caso la tecnología ha dado respuesta inmediata.

Entre ellas destaca Microsoft Teams que es una herramienta con la que se pueden hacer grupos de trabajo virtuales, reuniones online, conferencias, webinars, chats y videollamadas. Pero, en este caso, los problemas no nacen en el uso, si no en el abuso, es decir, las videollamadas y las comunicaciones, se han convertido en el nuevo “presencialismo” donde se ve reflejada la falta de confianza muchos responsables hacia sus empleados. Abusando en exceso de estas herramientas, e incluso no respetando el horario de la jornada laboral.

El equilibrio entre el control y la confianza

Para conseguir un equilibrio entre el control de los empleados y la confianza que se deposita en ellos, se necesita una buena gestión. La gestión empresarial sirve para controlar el flujo de trabajo, ver el ritmo de los empleados, detectar y corregir errores, y comprobar si se están completando las tareas. Pero esto no es posible si no depositamos confianza en ellos, dejándolos actuar y dándoles tiempo para ello.

Existen aplicaciones cómo el AnexiaGes que es una aplicación web diseñada y pensada para las empresa y trabajadores autónomos, que permite centralizar toda la información de la compañía en una aplicación. Además, permite organizar los equipos con agendas de trabajo en tiempo real y alertas de seguimiento. Permitiendo ver en qué punto está cada tarea y quien se está encargando de ella.

¿Qué cambios en el teletrabajo habrá en el 2021?

En el 2020 hemos confirmado lo que ya sabíamos, que el factor humano es el más importante, tanto para el trabajo como para el teletrabajo. Por ello, para que el teletrabajo funcione tiene que existir compromiso por parte de los trabajadores y confianza por parte de la dirección de la empresa.

Entre los principales cambios que ya se vienen sucediendo desde el año pasado, es que el teletrabajo pasará a ser en muchas organizaciones la norma. El teletrabajo se instaurará de forma permanente. Lo cual implicará cambios en los contratos y en los inmuebles que poseen o alquilan las compañías.

Por otra parte, las principales claves para que el teletrabajo funcione son: respetar la jornada laboral y el tiempo libre de las personas, seguir las pautas y los protocolos establecidos por la empresa, realizar las tareas asignadas y escuchar a los trabajadores. En Anexia, consideramos que en estos tiempos convulsos se deben fortalecer las relaciones laborales por el beneficio de los trabajadores y de la empresa.