¿Cómo digitalizo mi firma?

Muchas de las compañías actuales no son conscientes de las grandes ventajas que ofrece la firma digital frente a la manuscrita. Cuando las organizaciones comienzan su proceso de transformación digital, hay muchos documentos, como facturas y contratos, que pasan a ser digitales. Lo ideal en estos casos es poder firmarlos con firma digital. De lo contrario, hay que generar un documento en papel, imprimirlo, firmarlo a mano y por último almacenarlo.

Lo primero para tener en cuenta es que la firma electrónica y la digital no son lo mismo. La firma electrónica es un concepto de carácter jurídico que hace referencia a la identificación de una firma manuscrita y se usa en diferentes soportes electrónicos. Se trata de la firma que hacemos cuando firmamos con un lápiz electrónico, verificando el acto y dejando constancia de la fecha y la hora.

Mientras, la firma digital es aquella que se añade al final de un documento o un texto para acreditar su validez. Certifica que no ha sido manipulado e identifica a la persona que la realiza. Existen diferentes tipos de firma digital. La más básica es aquella que simplemente confirma la autenticidad del documento identificando al emisor. Mientras, la avanzada también garantiza que el texto no ha sido modificado de forma alguna por terceros.

La principal diferencia entre ambos tipos de firmas es que la digital está validada y certificada, de manera que tiene validez legal. Por el contrario, una forma electrónica no tiene por qué tener validez legal.

¿Cuáles son las ventajas de la firma digital?

La implantación de la firma electrónica en el ámbito empresarial se viene dando desde hace algunos años, y todo apunta a que será este 2021 cuando termine de asentarse, sobre todo en pequeñas y medianas empresas. Se trata de una solución innovadora que ofrece una gran selección de ventajas que se traducen en una mejor experiencia del cliente.

Una de las principales ventajas de digitalizar la firma es que la seguridad aumenta de forma considerable. A diferencia de lo que ocurre con los documentos en papel, aquellos que tienen firma electrónica no se pueden manipular ni alterar. Los sistemas de protección que existen en la actualidad son muy fiables y eficaces, y están al alcance de todas las organizaciones, incluidas las PYMES. En plena era de la información, la confidencialidad es clave.

Puede parecer que aumentar la seguridad conlleva mayores costes a nivel operativo. Pero en realidad la implantación de una solución de firma electrónica en una compañía supone un ahorro de costes al sustituir el papel por el medio digital.

En un mercado en el que todo cambia a una velocidad de vértigo la agilidad y la flexibilidad son dos aspectos muy importantes. Gracias a la firma digital las empresas pueden responder con mayor rapidez a los procesos y flujos de información. Tanto la firma como la gestión de los documentos se automatizan.

Cuidar y respetar el medioambiente es tarea de todos, de forma que una de las ventajas más destacadas de digitalizar la firma es reducir el impacto en el entorno natural que tiene el uso del papel. Si bien es cierto que en la actualidad muchas organizaciones utilizan papel reciclado, lo mejor es evitar su consumo.

Todas estas ventajas se traducen en una mejora de la experiencia de los clientes. El Marketing del siglo XXI no se basa únicamente en conseguir una venta, sino en crear una relación de confianza con los consumidores a largo plazo. En algunos sectores como la banca o los seguros, darles la oportunidad de poder hacerlo todo de manera digital les brinda una gran seguridad y comodidad.