Motivos por los que renovar tu intranet

El uso de una intranet para las empresas significa mucho más que compartir información y recursos informáticos entre empleados. Conoce qué es una intranet corporativa, para qué sirve, y los motivos por los cuales debes renovarla.

 

 

Qué es intranet

Es una red informática corporativa privada utilizada para compartir información, sistemas y servicios de computación entre empleados, estudiantes o personas pertenecientes a una organización, institución o empresa. Esta red es de área local o LAN y de uso exclusivo, construida bajo el protocolo TCP/IP y protegida por un firewall.

El acceso a un portal intranet se realiza desde internet pública con la protección necesaria (firewall) para resguardar la información. Todas las instituciones públicas y empresas medianas a grandes cuentan con una ya que permiten el acceso exclusivo mediante un usuario y contraseña.

No debes confundir este concepto con la extranet que es la extensión de un sistema intranet que utiliza la tecnología Word Wide Web con el fin de mejorar la comunicación de la empresa o institución con personajes externos a las mismas como proveedores o clientes.

En una extranet se ofrece un acceso limitado y semiprivado a la información de la intranet empresarial para mejorar la velocidad y eficacia de la relación con la organización en cuestión. Por ejemplo, una extranet es utilizada para que clientes o proveedores realicen pedidos a un negocio con la posibilidad de ver el estado del mismo, formas de envío y pago. Al igual que en el ingreso de una web intranet, es necesario que cada persona tenga una clave para ingresar. Generalmente se establecen diferentes niveles de accesos (clientes y vendedores).

Para qué sirve un sistema intranet

Su principal función es compartir información. Su seguridad y facilidad de gestión hace que sea uno de los segmentos de mayor crecimiento de internet debido a su bajo costo en comparación a otras redes privadas. Los usos de una intranet en una empresa son los siguientes.

• Distribución de información (nóminas de empleados, contactos, facturas, documentos, etc.).
• Gestionar la empresa o instutución.
• Facilitar la comunicación entre los integrantes de la corporación o institución.
• Compartir aplicaciones, programas y sistemas operativos.
• Como espacio de almacenamiento.

Cómo crear una intranet

Los servicios intranet deben ser personalizados y cada empresa, organización o institución necesita un portal intranet proyectado de acuerdo a sus necesidades. Por ejemplo, una red intranet universitaria no tendrá el mismo uso ni interfaz que una de un mayorista de productos alimenticios. Sin embargo hay algunas tareas que completan toda intranet empresarial y suelen adaptarse bien a cualquier negocio.

• Nóminas de empleados. Facilita la accesibilidad a las nóminas de tus empleados para que puedan realizar consultas mediante la intranet.
• Noticias y eventos. Una intranet es un espacio que te permite comunicar las novedades, eventos y noticias de tu empresa con la seguridad de que llegarán a todos tus empleados.
• Agenda y calendario. Es una herramienta para planificar entre los empleados sus vacaciones, conocer sus cumpleaños y demás eventos de relevancia.
• Facturas y justificantes o albaranes. Toda empresa en regla emite sus facturas, reúnelas en la intranet para organizar mejor tus tareas.
• Seguimiento de tareas y proyectos. Nada mejor que un seguimiento colectivo de los proyectos para una mejor organización del trabajo.
• Analítica de datos económicos. La posibilidad de trabajar con campos editables permite hacer un seguimiento de los gastos e ingresos de la empresa. Incluye presupuestos y gráficos.
• Correo, chat, sala de videoconferencias. La intranet es un gran espacio de comunicación entre todos los niveles de la organización.
• Solicitudes en línea. Optimiza tu tiempo y el de tus empleados ofreciendo solicitudes en línea como solicitud de vacaciones, permiso de maternidad y más.
• Informes y actas. Para optimizar el trabajo y al comunicación entre compañeros es indispensable mantener al día y organizados los informes y actas.

No todas las partes de la empresa tienen acceso a todas las funciones de la intranet, por ejemplo, cada empleado puede acceder sólo a su nómina y los accesos de analítica económica estarán solo disponibles para el personal que maneje esta cuestión. La organización es esencial para aprovechar al máximo todo lo que ofrece una red intranet.

 

Por qué mantener mi intranet actualizada

El intranet design es muy importante para asegurar el buen funcionamiento de la misma, la planificación y un buen equipo de diseñadores son esenciales para obtener buenos resultados. Pero el mantenimiento de la intranet virtual también es esencial.

Como toda plataforma virtual necesita actualización constante para asegurar su buen funcionamiento, pero además hay una nueva tendencia en las empresas que propone usar los servicios de intranet como algo más que una plataforma para acceder o intercambiar información. Se está buscando convertirla en un punto de encuentro donde todos los empleados puedas tener un canal de comunicación directo entre áreas y personal, convirtiéndola en una red social empresarial.

Así, una intranet puede convertirse en un centro de formación para el personal, un espacio para compartir novedades corporativas y hasta en un lugar donde conversar con chats y foros.

Todo este contenido depende de las necesidades de tu empresa o institución por eso antes de crear o renovar tu intranet debes hacer un análisis de las necesidades no cubiertas. Es un camino de aprendizaje y no todo negocio, empresa o institución tiene las mismas necesidades y por lo tanto tampoco las mismas soluciones.