¿Qué es y para qué sirve una intranet de gestión?

Se conoce como Intranet de gestión a un sistema de red privado que permite que los miembros que forman parte de él compartan sus recursos. La Intranet en el ámbito corporativo existe prácticamente desde que se creó Internet. De hecho, el primer sistema que existió fue una Intranet privada creada por varias universidades con el objetivo de compartir información académica, así como artículos técnicos y científicos. Posteriormente, la apertura de la Intranet al resto del mundo dio lugar a lo que hoy en día conocemos como Internet.

Beneficios de una Intranet en una empresa

Para una compañía, es importante contar con los mejores recursos tecnológicos disponibles, como la Intranet. De este modo se evita la pérdida de tiempo para localizar información. Además, se favorece en gran medida la comunicación entre los empleados, incluso de diferentes departamentos.

La Intranet es una herramienta muy útil para evitar el uso excesivo del correo electrónico, lo que favorece en gran medida la productividad. Los empleados no pierden el tiempo escribiendo y leyendo e-mails, sino que pueden acceder a una plataforma interna en la que tienen acceso a toda la información, de forma rápida y sencilla.  Por otra parte, gracias a la Intranet, se evita la duplicidad de archivos y la falta de control: estos son dos de los aspectos que más perjudican a una empresa.

¿Para qué sirve una Intranet en una compañía?

Teniendo en cuenta que las empresas actuales deben administrar y gestionar una gran cantidad de datos, es importante tener una Intranet para resolver las necesidades corporativas.

Para entender cuáles son las funciones de una Intranet es importante explicar antes algunos ejemplos: Por un lado, el departamento de Marketing comparte información acerca de una determinada promoción. Así, el departamento de finanzas puede prestar especial atención a las ventas y los ingresos proporcionados por el producto en cuestión. Del mismo modo, el departamento de producción puede realizar cambios en los procesos para incrementar el volumen de artículos producidos.

Otro ejemplo que permite saber de un modo claro qué es la Intranet es el del departamento de recursos humanos, el cual que anuncia las plazas internas disponibles. Así, todos los empleados pueden conocer que existe la posibilidad de cambiar de puesto de trabajo o promocionar dentro de la organización.

Es importante que una Intranet sea proyectada en función de las necesidades de la compañía en cuestión. Es decir, hay que valorar diversos factores como el número de empleados y departamentos existentes, actividad de la compañía, productos y/o servicios que ofrece, etc. Por lo tanto, esta herramienta no debe ser diseñada e implantada únicamente por el personal informático de la compañía, sino que debe crearse de acuerdo con un proyecto en el que se valoren las necesidades conjuntas de la compañía.

Cómo utilizar la Intranet

Para que la Intranet realmente sea efectiva y cumpla sus objetivos, es esencial utilizarla adecuadamente. Es el responsable de cada departamento quien debe publicar información útil y de valor en la plataforma. Así, la Intranet se convierte en uno de los mejores vehículos de comunicación corporativo, fomentando la fluidez de información entre los empleados y departamentos.

Por supuesto, es esencial determinar que la Intranet se debe utilizar única y exclusivamente como herramienta de trabajo compartido. Así, resulta interesante favorecer la interacción de los miembros de la plataforma, estableciendo una relación directa entre los empleados y la empresa como organización.

Es por ello por lo que es tan importante conocer el target de los usuarios interno: de este modo, la plataforma se adaptará de forma precisa a sus necesidades y preferencias. Por último, cabe destacar que la aplicación eficaz de la Intranet en el entorno empresarial es uno de los mejores aliados ya que favorece el logro de resultados y objetivos.